باتت الإدارة الرشيقة للشركات اليوم أهم من أي وقتٍ مضى، حيث أصبح من الضروري إبقاء التكاليف مضبوطة وتحت السيطرة وأصبح الاقتصاد في المصروف والعمل المنتج والفعال هما القاعدة الجديدة. لكن للأسف يجب أن تطال هذه الفلسفة الرواتب وعدد الموظفين أيضًا، مع ضرورة أن تكون كل وظيفة مبرَّرة وتضفي القيمة على الشركة. 

It is critical to regularly assess your employees and ensure that they are performing and growing, i.e. they are a contributing factor to a healthy work culture. One that runs as a meritocracy in which “good” employees are recognized, promoted, or empowered and “bad” employees are quickly discovered and removed from the environment. This is a foundational factor for a company that wants to stay lean and effective. 

The most common way to evaluate employee output are Key Performance Indicators or KPIs. A KPI puts a number to reflect how well that individual is achieving their stated goals and objectives. For example, if a goal is to provide above average customer service, you could use a KPI that targets the number of unsatisfied customer support requests at the end of each week. This measures progress towards an objective.

ولكن، مع أن مؤشرات الأداء الرئيسية تُعتبر غايةً في الأهمية، قد يبالغ المدراء في تقدير قيمتها لأن بعض الوظائف يصعب قياسها كمّيًا. في المثل أعلاه، من الممكن أن يكون العملاء الذين خدمهم فعلاً الموظف راضين جدًا ولذا يعاودون التعامل مع شركتك بفضل الاهتمام والصبر والعناية التي أبداها الموظفون. 

There are several other ways to evaluate an employee’s performance, such as:

• جودة النتاج
• درجة الابتكار في النتاج
• التحسّن مع الوقت
• تعليقات أعضاء الفريق والعملاء
• نسبة المهام المنجَزة

وهنا يتعين على صاحب الشركة ومدير قسم الموارد البشرية أن يختارا مقاربةً شمولية تجمع ما بين مؤشرات الأداء الرئيسية والشخص الذي خلف الأرقام. وعليهما أيضًا القبول بتطبيق المنهجية نفسها على كافة المواظفين. وهذا يتطلّب صدقًا ونزاهةً في نظرتهما إلى العامل، على أن يكون هذا الإجراء مدعومًا بالأرقام. 

بالإضافة إلى ذلك، من المهم اتّباع جدول منتظم في تقييم الموظفين. فالتقييم الفصلي هو الإجراء المثالي، ولكنه يستهلك الوقت ويحرف الانتباه عن جوهر أعمال الشركة. لذلك، يجب السعي إلى تقييم الموظفين مرّتين في السنة وملاحظة التغيّرات والتحسينات التي تطرأ على مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالموظف وسلوكه ودرجة انخراطه في عمله. 

إنّ الخطوة الأولى في هذا الإطار هي إجراء التقييم وتحليل النتائج. أما الخطوة الثانية فتقتضي اتخاذ إجراءات ملموسة وبنّاءة. فإذا كان أداء الموظف يقع باستمرار دون المستوى المطلوب، من الضروري فهم السبب الأصلي لذلك. من الممكن مثلاً أنه لم يتم إطلاع الموظف على مؤشرات الأداء الرئيسية، أو أنه لا يشعر بالتحدي الكافي للتقدّم، أو أن الشركة لم تقدّم له التدريب المناسب. وعلى النحو نفسه، يجب تمييز الموظفين الاستثنائيين ومعرفة العوامل التي تساعد في نجاحهم. فهل هم مثلاً ذو طبعٍ فَرِح؟ هل يجدّون في عملهم أكثر من المعتاد؟ هل يتقاضون عمولة؟ يمكنك تطبيق بعضٍ ممّا تستخلصه من هذه الأسئلة على موظفيك الآخرين، وبذلك تقلب عبوسهم الجماعي رأسًا على عقب!    

إنّ أحد أبرز الإسباب التي تدعو إلى الانتقال بشكل دائم إلى العمالة عن بُعد هو الانخفاض الفوري الذي يُحدثه ذلك على مستوى التكاليف مع تراجع الحاجة إلى المساحات المخصصة للمكاتب وتضاؤل عدد الموارد المستخدمة. ويسهل ذلك في الأسواق الضعيفة حيث تكون كل عملية بيع تنافسيةً والدخل القابل للتصرف به متدنٍّ إلى أقل درجة. 

عند تولّي الإشراف على القوى العاملة عن بُعد، يجب أخذ عاملَين بعين الاعتبار:

1. الحفاظ على سلاسة سير العمل
2. استخدام أدوات إدارة المشاريع

وتجدر الإشارة إلى أنه لكل أداةٍ تكاليفها ومخاطرها. لكن امتلاك الأدوات شيء، واستخدامها بفعالية شيءٌ آخر. ولا بد من وجود (وتوظيف) طاقم عمل يجيد استخدام الأدوات المتاحة له.

While the idea of a traditional office with physical staff may seem quaint in these tech-driven times, the truth is that even the tech giants maintain headquarters and on-ground staff. This is because a shared workspace is still the best thing for communication and ideation. 

أضف إلى ذلك أن المكتب يسمح للموظفين بالنمو معًا وينمّي بالتالي علاقات شخصية متينة في ما بينهم، فتعزز هذه العلاقات بدورها العمل الجماعي وتولّد طاقةً إنتاجية تعجز الآلات عن محاكاتها. كما أنه من الصعب جدًا تكرار جلسات استنباط الأفكار، التي تحفّز الموظفين وتشجّع مشاركتهم، عبر الإنترنت.   

علاوةً على ذلك، تستدعي بعض المهام من الموظف أن يكون على تواصل مباشر وغير مباشر مع السوق. فيُطلب منه أحيانًا التواجد شخصيًا أو "البقاء على اطلاع" عبر الاختلاط بالآخرين ومناقشة شؤون المهنة. وصحيحٌ أن الحلول التكنولوجية موجودة للتخفيف من صعوبة كلتا هاتين المهمّتين، لكن الكثيرين يجادلون بأنها ليست مثاليةً بعد. 

باختصار، إذا كانت العمالة عن بُعد تقلّص المصاريف في البداية، فهي تنطوي على تكاليف أخرى ومآزق محتملة كتدهور التواصل والجودة. لذلك يجب دراسة كل دور وظيفي وفهم دينامياته لمعرفة ما إذا كان بالإمكان تأديته جيدًا عن بُعد. 

تمتد مهام الموارد البشرية على نطاق واسع وتطال مختلف أقسام الشركة. وفي حين أن وظائفه الأكثر شيوعًا هي إجراء المقابلات والتوظيف وتهيئة الموظفين الجدد، إلا أنها لا تشكل مجمل وظائف هذا القسم. فتدريب الموظفين والتعامل مع مشاكلهم، كما وإدارة جدول المرتبات وضمان الالتزام بالقوانين هي كلها وظائف أساسية يتولاها قسم الموارد البشرية. بالمبدأ، يصبح قسم الموارد البشرية صلة الوصل بين رب العمل والموظف ويؤدي دور الحَكَم من حيث تفادي المشاكل في مكان العمل ومعالجتها.


أما السؤال الذي يُطرح على المدراء وأصحاب الشركات فهو الآتي: هل المدة الزمنية التي يستلزمها تولّي كل هذه المسائل المتعلقة بطاقم الموظفين تستحق وقتك، أم أنه من الأفضل لمصلحة الشركة أن تركّز على تطويرها وإدارة عملياتها اليومية؟

بحسب الخبراء، غالبًا ما يكون من الأفضل للمؤسسات التي يقلّ عدد موظفيها عن العشرين موظفًا أن يفوّض صاحبها مهام الموارد البشرية لشخصٍ آخر. وتعتبر إحدى وجهات النظر أن تنظيم شركتك العام هو مؤشر على الوقت الذي تصبح فيه بحاجة إلى مسؤول موارد بشرية. فحين تصبح الشركة في طور التقدم والنمو وتصبح الأدوار والأقسام فيها محددة بشكل رسمي، يصبح حينذاك من اللازم الاستعانة بمسؤول عن الموارد البشرية. في المقابل، تعتبر وجهة نظر أخرى أن عدد الموظفين هو المؤشر الذي يجب الاستناد إليه – فحين يتراوح عدد الموظفين بين خمسين ومئة موظف، يجب عندئذٍ التفكير في إنشاء قسم للموارد البشرية.

ولعل العامل الأهم هو التركيز على العائدات وطرح هذا السؤال: "هل من الأفضل أن أمضي وقتي في تطوير الشركة؟" إذا كان بوسعك استخدام هذا الوقت لدرّ عائدات إضافية، فهذا يعني أن كلفة دفع راتب موظف جديد تستحق العناء.

وثمة عاملٌ مهم آخر يجب الأخذ به، وهو أن مسؤول الموارد البشرية يتولى الكثير من الأعمال الورقية التي تستوجب الدقة والتفاني. من هنا، إذا كان صاحب الشركة بالكاد يستطيع تولي مسؤولية تسيير أعمال الشركة وإدارة الموارد البشرية، سرعان ما سيجد نفسه في مشكلة على صعيد حفظ السجلات. فالأعمال المكتبية المهمة والسجلات المحدّثة والمواد المؤرشفة ما هي إلا بعضٌ من المهام الخلفية التي يضطلع بها قسم الموارد البشرية، ومن الضروري أن تكون هذه الأمور دقيقة لأن أي مشاكل في المستندات قد تتضخم سريعًا لتتحول إلى مشاكل قانونية.

وليس من الضروري فحسب أن يفوّض مدراء الشركات المهام في الوقت المناسب، بل يجب أيضًا الانتباه إلى الشخص الذي توكله بهذا العمل ومدى القيمة التي سيضيفها إلى المنصب والقسم والشركة ككل.

وفي النهاية، إذا قررتَ إنشاء قسم للموارد البشرية، لا بد أن تعيّن بهذا المنصب شخصًا كتومًا وموثوقًا ومنظّمًا ويجيد الإصغاء بتعاطف حتى يتمكّن من إرشاد الموظفين على النحو السليم. ومن المفضّل أن يفهم هذا الشخص الشركات الصغيرة ويقدّرها، وأن يتمتع بالخبرة اللازمة في هذه البيئة.