حرصًا على تفادي كلا الاحتمالين، يجب أن تتحكم جيدًا بما يدخل متاجرك وما يخرج منها. ولا بد أيضًا أن تعرف ما يريده عملاؤك وما إذا كنت تؤمّنه لهم على النحو السليم. 

إليك أسباب النقص/الفائض في المخزون:

• رداءة الإج ا رءات المتبعة 
• سوء التدريب
• الانقطاع في البيانات
• المشاكل مع الموردين، كالأسعا ر

كيف تضبط مخزونك بالحجم المناسب

1. التن بّؤ بالمبيعات بالاستناد إلى البيانات السابقة – الإدارة المثالية للمخزون هي حصيلة التنبؤات الدقيقة للطلب. إذا استطعتَ التنبؤ بالمبيعات، استطعتَ الاستعداد على أساسها.
2. م ا رقبة السوق – تتبّع اتجاهات البحث السائدة لتقييم حجم الطلب على نوع منتجاتك. عند م ا رقبة عادات البحث لدى الش ا رة، يمكنك معرفة ما إذا كان الاهتمام العام بمنتجاتك يزيد أو يت ا رجع وتكييف مخزونك على هذا الأساس.
3. جمع البيانات في نقطة مركزي ة – تجنّب العمل على جداول بيانات متعددة، فهذا الأمر يسبب الارتباك. ولكنّ م ا رقبة المخزون من نقطة واحدة تتيح لك أن تعرف بسرعة متى يجب إعادة تعبئة المخزون لتلبية الطلبات.
4. تطبيق طريقة التحليل الثلاثي للمخزون: تتيح لك هذه الطريقة ترتيب أهم أصنافك بحسب أولويتها.

الفئة الأولى )أ(: المنتجات ذات القيمة العالية التي تمثّل جزءًا صغي اً ر من إجمالي المخزون

الفئة الثانية )ب(: المنتجات ذات القيمة المتوسطة التي تمثّل جزءًا معقولاً من إجمالي المخزون

الفئة الثالثة )ج(: المنتجات ذات القيمة المنخفضة التي تمثّل غالبية المخزون الإجمالي

تحليل التواصل بين أقسام الشركة: من الضروري أن تكون سلسلة التوريد لديك سلسةً لا يشوبها إلا أقل قدر ممكن من الأخطاء. ولا يمكن تحقيق ذلك إلا حين تتواصل الأقسام المختلفة أحدها مع الآخر وتكون مطلعة على مجريات الأمور. 

تحليل العلاقات مع التجار والكشف عن أي مشاكل مع الموردين.

إن نظام نقاط البيع هو المعادل الحديث لآلة تسجيل النقد الإلكترونية (ECR) والجهاز الطرفي لبطاقة الائتمان. يمكن استخدامه في المحلات كافة بغض النظر عن حجمها أو نوعها. فهو يغطّي بطريقة مباشرة أو غير مباشرة كل مجالات العمل، وهو قادر على جعل العمل اليومي أكثر فاعلية وربحية من كل النواحي، بدءًا من شراء المخزون ووصولاً إلى خدمة ما بعد البيع والتسويق الهادِف. فضلاً عن ذلك، فإن هذه النظم باتت بالفعل فعّالة من حيث التكلفة وسهلة الاستخدام.

يتألف نظام نقاط البيع من مكوّنين هما الأجهزة والبرامج. ففي حين أن الجهاز الملموس مهمٌ ويعمل مثل آلة تسجيل النقد الالكترونية، تكمن الميزة الحقيقية لنقاط البيع في قدرتها على التقاط بيانات المبيعات والشراء وتخزينها وتحليلها، أي من خلال البرنامج. 

تؤثر حلول نقاط البيع إيجابيًا على دخلك الصافي إذ تضاعف الفعالية والإنتاجية وتوفّر الوقت وتخفض ما تتكبّده من تكلفة جرّاء ممارسة الأعمال التجارية. هذا وتدير المخزون وتقدم تقارير مفصّلة لتحسين العلاقة ما بين العميل والبائع. ويفضي التحديث من آلة تسجيل النقد الالكترونية إلى نقاط البيع إلى عائد استثمار كبير، سواء من حيث التكلفة أو ذكاء الأعمال.

فوائد نقاط البيع

• انخفاض النفقات العامة

باستخدام التشغيل الآلي، قد تحتاج إلى عدد أقل من الموظفين في متجرك.

• زيادة ربحية المتجر

يمكن لإدارة المخزون الفعّالة مع معلومات دقيقة عن سلوك المشتري أن تسهّل حملات التسويق الشخصية والهادفة.

• قدرات الدفع الموسَّعة

يحبّذ العملاء وجود خيارات متعددة للدفع. وتشمل نقاط البيع أيضًا القدرة على الدفع بطرق مختلفة مثل بطاقات الشرائح الذكية (EMV) والمدفوعات غير التلامسية (NFC) ومحفظة المحمول مثل أبل باي (Apple Pay) وأندرويد باي (Android Pay) وسامسونغ باي (Samsung Pay). ففي دفعة واحدة، يمكنك زيادة المبيعات وإرضاء العملاء. 

• زيادة الفعالية والمزيد من الدقة

تعمل ميزات إدارة الوقت الموجودة في البرنامج على تحسين الإنتاجية، إذ يتمّ قضاء وقت أقل في تصحيح الأخطاء.

• المخازن

على عكس آلة تسجيل النقد، فإن أنظمة نقاط البيع لديها ميزات متقدّمة تتيح لك إدارة المخزون بفعاليّة. وتوفّر هذه الأنظمة بيانات المخزون الأساسية التي لا تتوفر في آلة تسجيل النقد.

• سهولة الاستخدام

نظرًا لشعبية شاشات اللمس وإمكانية الوصول إليها، فإن اكتساب المعرفة حول أنظمة نقاط البيع أمر سهل ولا سيما تلك التي تتمتّع بواجهات سهلة الاستخدام. فالبرنامج سهل التعلم، وذلك يعني وقت تدريب أقل ومزيدًا من الوقت المُثمر.

• إيصالات مفصّلة وإعداد التقارير

تقدّم معظم أنظمة نقاط البيع تقارير متنوّعة قابلة للتكييف، بما في ذلك أرقام المبيعات اليومية وتحديثات المخزون والأرباح والنفقات. ومن خلال هذه التقارير، يمكنك الاطلاع على اتجاهات المبيع مثل معرفة المنتجات المطلوبة أكثر من غيرها، ما يتيح لك تنظيم مخزونك قبل موسم معيّن أو بعده. والأهم من ذلك هو أن هذه التقارير تتيح لك تحديد المجالات التي لن تحتاج إلى إنفاق الكثير من المال عليها.

يتطلب إطلاق عملية تجارية إلكترونية مقدارًا أقل من رأس المال، لأنها تقتصد في التكاليف غير المباشرة كإيجار المتجر والموظفين والمستودع أو المساحة اللازمة للمخزون وما إلى ذلك. كما أن التجارة الإلكترونية تطال جمهورًا أوسع وبالتالي تزيد خيارات البيع المتوفرة لديكم. وفي الحالات المثلى، يتم استثمار بعضٍ من هذه التكاليف "المقتصدة" في استراتيجية تسويق رقمية متينة تقوم على موقع إلكتروني ومواقع التواصل الاجتماعي وغوغل.

لكن هذا لا يعني أن مصير المتاجر التقليدية كئيب. إذ لا تنفك الأبحاث تثبت أن العملاء يفضّلون لمس المنتج والرضا الفوري الذي يشعرون به في المتجر. فضلاً عن ذلك، ثمة منتجات وخدمات يصعب بيعها عبر الإنترنت أو الارتقاء بصفقة بيعها لإقناع العميل بشراء إضافات أغلى ثمنًا. وفي النهاية، يجب عدم التقليل من شأن قوة ولاء العملاء. فالكثير من العملاء يترددون إلى الشركة نفسها لأنهم حظيوا فيها بخدمة جيدة وينظرون بإيجابية إلى تجربتهم معها.  

إذا أردتم إنشاء متجر ناجح في أيامنا هذه، عليكم اختيار المكان المناسب مع الأخذ بعوامل عدة كمحيط المتجر وسهولة الوصول إليه. ويجدر بكم أيضًا توظيف أفضل العاملين في متجركم، على أن يكونوا بمثابة سفراء للعلامة التجارية أكثر مما هم بائعون، وذلك لأن الكثير من الناس يبحثون عن المنتج عبر الإنترنت وأصبحوا أكثر اطّلاعًا من السابق.

والواقع أن الاتجاه المعاصر في تجارة التكنولوجيا الإلكترونية هو المتاجر غير المتصلة بشبكة الإنترنت! وقد باشرت شركة "أمازون" السير على هذا الدرب في العام 2015 مع افتتاح مكتبة، ومذّاك حقق عملاق الإنترنت أرباحًا بقيمة 1,3 مليار دولار من المبيعات الشخصية. والاتجاه الشائع الآخر هو المتاجر المؤقتة، وهي عبارة عن أكشاك صغيرة أو متاجر تجريبية غالبًا ما تحقق نجاحًا سريع الانتشار وتعرّف الناس على العلامة التجارية وتولّد المبيعات مع الحفاظ على تدنّي التكاليف.   

والآن، هل يجدر بكم الاستثمار على الإنترنت أو خارج الإنترنت؟ حريٌّ بكم الاستثمار في كليهما، فنموذج المبيعات المتعدد القنوات هو السبيل إلى الصمود في عالم الأعمال اليوم. وتعني الاستراتيجية المتعددة القنوات ببساطة استخدام وسائل أو وسائط متعددة لتحقيق المبيعات. ومن المفضّل أن يكون وجودكم إلكترونيًا وميدانيًا، وبذلك تتمكنون من إرضاء عملائكم المحليين وفي الوقت نفسه استناح أي فرص أخرى.

العائد على الاستثمار: 

• التأقلم مع تغيّر الشروط نتيجة النمو والإصلاحات التشغيلية 
• الحفاظ على النموذج الرشيق الذي تتبعه الشركة من خلال التكنولوجيا السحابية وإمكانية الوصول عن بُعد
• استخدام موارد الشركة، كالوقت والطاقة، بفعالية أكبر نتيجة طبيعة البرمجيات المتكاملة  
• تعزيز كفاءة العمليات وخفض الهدر بفضل الإضافات المنتظمة على القيمة، على غرار الشروط والأحكام المسبقة الإعداد   

ملخص:

أبصرت "ديغينت" النور في منزل صاحبها الذي بدأها على سبيل التجربة، لكنها سرعان ما نمت وتطوّرت بفضل ارتفاع الطلب على منتجاتها. وهذا ما دفع صاحبها إلى العمل بجدية على تكوين الشركة والاستثمار فيها وتطوير قدرتها التشغيلية.  

بعد توفير المعلومات الأساسية حول المواد الأولية وآليات الشراء، زوّد كاميليون فريق "ديغينت" بجداول الإنتاج والتكاليف بسرعة ودقة، فسهّلت هذه المعلومات تحليل الهوامش وتحديد أسعار البيع بالتجزئة وتتبّع المشتريات وإدارة شؤون المحاسبة. وبفضل سهولة هذا البرنامج الإلكتروني، تمكّنت "ديغينت" من تنظيم عملياتها التجارية بطريقة سلسلة وقابلة للقياس، وفي الوقت نفسه توفير ما لا يقدَّر بثمن من وقتٍ وطاقة وموارد وتركيز.    

الاحتياجات:

تتطلب العمليات التشغيلية التي تشهد تطورًا مستمرًا برمجيات أعمال مرنة وقابلة للتكيف.   

حين كانت "ديغينت" لا تزال شركةً ناشئة في طور النمو، احتاجت إلى تنظيم عملياتها بشكل رسمي بحيث يتم تسجيلها وتتبعها وتحليلها. وتوجّب أيضًا التمكّن من الوصول إلى البيانات عن بُعد من أجل الحفاظ على النموذج الرشيق الذي تتبعه الشركة وعلى قواها العاملة في الدول الأخرى. 

بمعنىً آخر، كانت "ديغينت" فعليًا بحاجة إلى هيكلية أساسية تكون مركزية ومتكاملة وتتيح للفريق تخصيص وقته وموارده لأغراض النمو وتحقيق رضا العملاء وتوسيع مجموعة منتجات الشركة.

من هذا المنطلق، كان كاميليون البرنامج المثالي لشركة ناشئة مثل "ديغينت" نظرًا إلى مجموعة المزايا والمنافع المختلفة التي يتمتع بها. 

• سهولة التكيّف

بما أن عمليات شركة الحلاقة كانت لا تزال في مرحلة التطوير ومن المتوقع أن تطرأ عليها تغيراتٌ لاحقة، احتاجت إلى برنامج إلكتروني قادر على التطور بالتزامن معها.  

• استخدام السحابة الإلكترونية

إنّ البرامج الإلكترونية المتاحة على السحابة الإلكترونية قادرة على دعم الشركة الناشئة من حيث وجودها على شبكة الإنترنت وطبيعتها الرشيقة العاملة عن بُعد.  

• خدمات متكاملة ومركزية

يصبح اتخاذ القرارات سهلاً متى كان وضع الشركة واضحًا. لذلك فإنّ تخزين كافة البيانات والمعلومات ذات الصلة في مخزنٍ واحد يسهّل عملية التفكير لدى الفريق ويؤدي بالنتيجة إلى حصيلة مطّلعة.     

• ثنائية اللغة

بما أن "ديغينت" شركة عربية، تتكوّن قوتها العاملة من ناطقين باللغتين الإنكليزية والعربية. 

• سهولة التعلّم 

  يستطيع الموظفون من مختلف أقسام الشركة أن يُدخلوا المعلومات، وهذا يعني أنه كان من السهل استخدام البرنامج وتعلّم استخدامه وتعليم الآخرين كيفية استخدامه.       

الحل والنتائج:

برنامج للأعمال متعدد الاستعمالات، أتاح تحوّل "ديغينت" من فكرة إلى شركة مؤثّرة متعددة الجنسيات

زوّد كاميليون شركة "ديغينت" بالركائز الرقمية الأساسية التي أتاحت لها تتبّع الأعمال وتحليلها بسهولة. فالأتمتة والرقمنة جعلتا عملية الانتقال من التصنيع المنزلي إلى مصدر تموين خارجي سهلةً وفعالة وناجحة. وبالنتيجة، تمكّن فريق "ديغينت" من تركيز جهوده على وسائل التواصل الاجتماعي والتسويق بشكل عام. ولولا نظام المحاسبة والتصنيع المتكامل، لكان من الصعب التوفيق بين مستويات الإمدادات في المخزون وكذلك تتبّع المبيعات. وازدادت أهمية هذه المسألة بشكل خاص في العام 2018 حين وضعت المملكة العربية السعودية سياسات ضريبية للقيمة المضافة تستوجب تقديم وصولات قابلة للتدقيق وفواتير وأوامر شراء. 

قدّم كاميليون قيمةً مضافة بشكل فوري وشامل:

• كانت عمليات المحاسبة وإعداد التقارير المتزايدة تستغرق الوقت وكانت معرّضة للأخطاء

مع توسّع الشركة، ازدادت عمليات المحاسبة وحفظ السجلات. وسعيًا لتوفير الوقت وتفادي الأخطاء غير الضرورية، ارتأت "ديغينت"، من باب الحيطة، إدخال وحدة برمجية تتولى المحاسبة والأمور المالية وإعداد التقارير، على أن تكون متاحة أمام محاسب خارجي وأن تنشئ ملفات ومجلّدات يسهل البحث فيها وتصفيتها وفرزها.       

• كانت العمليات المتنامية وغير المنسّقة تهدد نموذج العمل الرشيق 

أصبح نموذج "ديغينت" الرشيق في خطرٍ مع توسّع عمليات الشركة. فنظر الفريق في إمكانية زيادة عدد الموظفين وتكليفهم بالعمليات الجديدة، لكن هذا الخيار لم يكن مستحبًا، بل كان مكلفًا ولم يضمن سلاسة العملية كما أنه كان ليصرف الاهتمام عن تطوير الشركة.   

• قلّ الوقت المتوفر وتراجعت الطاقة اللازمة للتركيز على التسويق واستقطاب المستهلكين

باعتبار "ديغينت" شركةً ناشئة اجتماعية، يُعتبر كلٌّ من التزام العملاء والعلاقات العامة والتسويق ضروريًا لنجاح الشركة ونموّها. وكلما زاد الوقت المخصص لتشغيل أقسام الدعم الخلفية، قلّ الوقت المتوفر أمام إدارة الشركة لابتكار المحتوى والتسويق والإعلانات. 

• كان من الصعب توسيع الشركة لتلبية الطلب في قنوات البيع المتزايدة

أتاح النظام الرقمي لشركة "ديغينت" تلبية الموزّعين والمستهلكين في الداخل والخارج بسرعة وسهولة. فالنظام قادر على التعامل بعدة عملات وتتبّع سلسلة الإمداد بسهولة، ليسمح بذلك لفريق "ديغينت" بالتركيز على المهام الجوهرية.  

الخلاصة:   

إنّ توسيع مجموعة المنتجات، وتلبية طلب المزيد من الأسواق والتجّار، وتحقيق أعلى درجات الالتزام والرضا من العملاء، ما هي إلا بعضٌ من المجالات العديدة التي تنجح فيها "ديغينت" اليوم. ونتائجها هي خير دليلٍ على أهمية نظام الدعم الخلفي القادر على التوسع والتكيّف مع إجراءات الأعمال المتغيرة. فالنظام المرن والمتكامل لإدارة موارد الشركة أدّى إلى تعزيز الإنتاجية وتقليص الأخطاء وتأمين هيكلية دعم خلفي تسهّل إجراءات أعمال "ديغينت" وتحافظ على رشاقتها في الوقت نفسه. وهذا ما أتاح للفريق التركيز على التسويق ووسائل التواصل الاجتماعي والمبيعات والعملاء والنمو.