Inventory is a key asset in your financial statements that can be used as collateral for bank loans but can also be misappropriated for fraud/theft. Hence, a physical inventory count is really really important!
ما هو جرد المخزون؟
هو حرفيًا تعداد كل المنتجات التي تخزّنها المؤسسة. يتطلب هذا الإجراء التنسيق والدقة ويتضمن عدة خطوات كفصل الأصناف وتعدادها ثم تسجيل الحصيلة. تقوم عادةً شركات البيع بالتجزئة والجملة والشركات التجارية بهذا الجرد اليدوي مرةً في السنة لدواعي التصريح الضريبي والمحاسبة.
في حال وجود اختلاف بين حصيلة الجرد والدفاتر أو البرامج الإلكترونية، يتم إجراء التحديثات لتضمين حصيلة الجرد اليدوي. حتى إذا كانت المؤسسة مختصة بالخدمات، يبقى من الضروري جرد المعدات والمواد المكتبية لإدارة المؤسسة بفعالية.
من أسباب الاختلاف بين حصيلة الجرد والسجلات، نذكر:
- عدم تسجيل تخفيضات الأسعار
- سوء ترتيب الأصناف المعروضة للبيع
- سوء تسجيل الأصناف المستلَمة (أو عدم تسجيلها)
حسنات "الجرد"
- ضبط أعمال السرقة – قد تكون الاختلافات ناتجة عن سرقة يرتكبها أحد العملاء أو الموظفين
- التنبؤ بالمبيعات – تساعد حصيلة الجرد على وضع ميزانية دقيقة
- خدمة العملاء – تساهم مستويات المخزون الدقيقة في تأمين الطلبات في الوقت المناسب وبدقة
An inaccurate count قد تترتب عن الجرد غير الدقيق تبعاتٌ سلبية على مؤسستك. فإذا كان الجرد اليدوي مبالغًا، ستكون الأرباح الإجمالية والصافية مضخّمة في التقارير وبالتالي ستدفع ضرائب أعلى من المفروض. ويمكن أيضًا أن يتم اتخاذ قرارات الشراء بالاستناد إلى معلومات خاطئة، وهذا يؤدي إلى شراء نوع من الأصناف بدون ضرورة فيصبح هذا الصنف بضاعة كاسدة.
الطريقتان الأكثر استعمالاً في الجرد هما:
- الإجراء اليدوي: أي استخدام قوائم العدّ والأقلام لتدوين كمية المخزون بالأرقام يدويًا.
- التعداد الإلكتروني: ثمة وسائل تقنية، كرموز الاستجابة السريعة (QR code) وبرامج الهواتف النقالة والسحابة، تستخدم المسح بشيفرة التعريف (الباركود) لإرسال المعلومات من الهاتف الذكي إلى السحابة.
جرد المخزون بفعالية وبدون برامج إلكترونية
- التخطيط المسبق: يجب تحديد موعد الجرد في الفترة التي يكون فيها البيع بطيئًا ومستويات المخزون منخفضة.
- اختيار المسؤولين عن الجرد وتدريبهم، وإبلاغ المستودعات وأماكن التخزين الأخرى بالإجراء وموعده، وشراء المستلزمات كبطاقات الجرد.
- ملء الرفوف بالبضاعة الموجودة في المستودع، ومحاولة إخراج أكبر قدر ممكن من المخزون من غرف التخزين الخلفية.
- الاستعانة بورقة وقلم لرسم مكان كل جدار وكل وحدة عرض وكل حامل ورف، والتحدث إلى الموظفين عن تصميم المتجر وآلية الإجراء، ثم تقسيمهم إلى فرق لإجراء الجرد.
- يجب أن يكون كل فريق مؤلفًا من شخصين. بعد أن يقوم الشخص الأول بالعدّ، يملأ الثاني بطاقة الجرد بالمعلومات التالية:
- المكان
- Description
- الرقم التسلسلي
- الكمية
- وحدة القياس
- وضع بطاقات واضحة على الرفوف والصناديق وترتيب الأصناف بوضوح. فالآلية المنظمة لترتيب الأصناف تجعل عملية الجرد أسرع وأكثر دقة.
- بعد انتهاء التعداد، يجب إعادة فحص الأصناف والتأكد من دقة بطاقاتها.
- يجب إدخال المعلومات الموجودة على البطاقات وإعداد التقارير وتحليلها من أجل التأكد من مطابقة بيانات المستودع ببيانات قسم المحاسبة.
يتألف الجرد اليدوي للمخزون عبر الهاتف الذكي من الخطوات التالية:
- يتم تقسيم المتجر إلى أقسام وتكليف فريق واحد بكل قسم
- يمسح الموظف الصنف الموجود في القسم المخصص له بواسطة هاتفه الذكي
- عند وجود عدة أصناف متماثلة تمامًا، يمكن الإيعاز إلى الموظفين بمسح الصنف الأول وتدوين عدد الأصناف المماثلة الباقية
بغض النظر عن الأدوات المستخدمة، أيدويةً كانت أم إلكترونية، يُعتبر جرد المخزون بالتعداد اليدوي جانبًا جوهريًا من إدارة المؤسسات. فهو يعني فعليًا أنك تحمي أحد أصولك الأكثر قيمةً – أي مخزونك. فاتّعظ وابدأ العدّ!
